働き方改革で今までの会議のやり方を見直す改善の方法
働き方改革で今までの会議のやり方を見直す改善の方法
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働き方改革のアイディア事例について書いています。
今日は「会議の改善」について書いていきます。
日本企業の会議というと、どうしても長い時間かけたわりには
特に何も決まらないものが多いイメージがあります。
イメージなのでもちろんバシバシと新しいことが決まる会議を
されている組織もあると思いますので、自分の属する組織に関して書いていきます。
私の所属している組織では月例の大きな会議が3種類あります。
その全てに全役員と関係者が参加するので、総勢50人以上で構成されます。
4拠点をテレビ会議システムで接続して行うもので、半日から丸一日かけてやります。
ですが基本的には発表者がびっちりと新聞のように
文字の書かれたプレゼン資料を読み上げるというスタイルで、
最後にチョロっと役員からコメントを求めて終わり
というのを延々とやっている感じです。
特に何が決まったのかも分かりませんし、
いつまでに誰が何をするのかも不明瞭な状態です。
なんとなく重要な仕事をやった気にはなるのですが、
気分だけでなにも形にはなっていません。
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働き方改革の会議見直しといっても組織によって状況は様々
今の組織はこれまでこのやり方で特に困ってこなかったから
というのが大きいようです。
企業として業績が安定しているので、無理してエネルギーかけて
会議のやり方を変える必要性を感じてこなかったという訳です。
私は過去に属した2社で基本的に赤字か赤字スレスレの経営環境を経験しました。
そういう組織はもう待ったなしであらゆる改善を仕掛けていましたので、
儲かっている企業は危機感に差がでるというのはあると思います。
自分にとって今、この組織で改革を主導して、面白いなと思えているポイントは
赤字になる前に将来を見据えて改善に取り組めるというところです。
アイディアが良ければそれなりに予算がでるのでいろんな施策を試せます。
一方で以前の職場のようにお金もない、時間もない、人もいないという環境にでは
改善の知恵を出して実行していくしかない訳ですが、
私の経験ではあまり上手く改革を進めることは出来ませんでした。
働き方改革の会議の見直しはどうして進まないのか？
会議というのは組織の中でも重要な決定を行うもので、
なにかを前に進めるためにとても重要なものです。
「会議の質で組織の質が変わる」というのはみんなが分かっている事実です。
それがどうもダラダラした何も決まらない会議が毎日何回も行われるのでしょうか。
本屋さんには数々の「会議のやり方」みたいな本がありますし、
実際に取り入れている企業も多いでしょうが、
なんとなく外資系企業の会議は効率的で、日本企業は古い感じの印象です。
実際にイギリスの企業に出向していたこともあるので、
会議のスピード感や本音をガンガンぶつけ合うという
基本的なルールの違いというのは肌で感じたことがあります。
経営状態が良かろうと悪かろうと何か文化的なはびこる理由がありそうです。
ここを紐とかないとテクニックに走っても続かない気がするので、
そこをまず書いてから、小技の話はまた書くようにします。
グーグルの会議には「心理的安全性」が担保されているという話
最近読んだ本や新聞記事でよく目にするグーグルの
「心理的安全性」について考えてみたいと思います。
これは心理的安全性の高いチームほど生産性が高いという調査結果に基づくものです。
要するに何か斬新なアイデアを発言しても、否定されない、
チャレンジして失敗しても怒られない、
対立するもの同士が本音をぶつけ合っても
会議室を出ればみんな友達みたいな状況です。
もちろん甘いゆるゆるの関係ではなくて、
ある程度高い目標を共有しているプロフェッショナル同士というのは大前提で、
共通の明確なゴールに向かって議論しているという関係性です。
この話を聞いたときに確かに文化的に日本人って本音と建前があるし、
空気を読まなければいけない同調圧力とか、
反対意見を言うと人格を否定したように受け取る文化はあるなと思いました。
ただそうであるならば、その文化的背景を考慮して
対策を打つことも可能だなという気にもなりました。
まとめ
多くの会議本には「時間をはかる」とか、「議事録を並行して書く」とか、
「ファシリテーターを育てる」とかありますし、
それももちろん重要なのでまた書きますが、まずは基本のマインドセットとして、
軍隊式の上層部の意見が絶対的な威力を持つとか、
議論を深めるのとケンカを混ぜているような点をひとつひとつ消しこんで、
新しいルールブックを作る必要がありそうです。
しかし見方を変えるとここにヒントがある気がします。
ビジネスでも根本を考えれば感情を抜いてロジックだけでなんて言っても
そんなのができるのは限られた器用な人だけです。
そういう先の見える器用な頭のいい人たちだけで
チームを作ると言うのもありますが、
古臭い企業を生まれ変わらせることにチャレンジするには
そのもひっくるめて面倒見るくらいの気持ちでいきたいです。
基本的に人は感情抜きに生きてはいけないもの。
だからプロだからそこは無しというルールは無しで、
何回でも同じ話をして、プライベートも踏み込んで語り合って、
笑って泣いて、そして本音が攻撃にならない関係性を作って、
それから同じ方向を向いて戦略を作る、実行するってことではないかなと思います。
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