働き方改革の会議運営の方法 意外と簡単なコツ
働き方改革の会議運営の方法 意外と簡単なコツ
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働き方改革のアイディア事例について書いています。
今日は「会議の運営」について書いていきます。
会議には心理的安全性がマストということは以前書きました。
心理的安全性の確保さえ出来れば正直どんなやり方でも
事業はうまく行く気がするのですが、粘り強い努力がいるので、
並行してやれるテクニック的なことからやるというでのもアリだと思います。
そうして少しでも、たとえ形だけでも、何か改善を入れようとすれば
それだけで変わろうとしている姿は見えてくるし、
強制するのではなくて、便利になるよというトーンさえ忘れなければ
悪い方向へはいかないはずです。
そういうわけで会議運営のルールについて書いていきます。
働き方改革の会議運営は「発案者、ファシリテーター、タイムキーパー、ノートテイカー」の4人のチームで回す
会議を変えるには見た感じから変わった感を出すと良いです。
でもそれを一人でやるのはその人に負担が大きすぎます。
やるならみんなでやろうという雰囲気つくりは会議の質を高めます。
発案者は会議の主催者になることがほとんどですが、
その人が進行役や議事録係まで担うこともあります。
出張先ならともかく、社内会議でこれはやや寂しいです。
最初からチームを組んで発案者をサポートする体制がないと、
前に進むものの進みません。
発案者とは別にファシリテーターがいて、進行と促進を担います。
また議事録もノートテイカーを会議の始まりから決めておきます。
タイムキーパーも別に設定します。
これだけでかなり変わります。
発案者ひとり対残り全員という会議のフォーメーションから、
発案者率いる4人チームと残りの参加者となるので、
会議にリズムが生まれて何かいい議論がデキル感がぷんぷん臭います。
会議のはじまりに4人の自己紹介とかあったらもう最高ですよね。
持ち回りで毎回違うメンバーでやって、
その時々の色が出てくるともう間違いありません。
この4人、特にファシリテーターに名乗りをあげてもらうのが
最もハードル高そうですが、これもみんなでサポートするという約束の元、
心理的安全性を確保して募りましょう。
働き方改革の会議運営はタイムキーパーが議題ごとに時間をはかる
1時間の会議に関して、50分くらいで合図するというのだけでは
タイムキーパーとして物足りないです。
1時間の会議でも議題が3つあれば発表と質疑応答で
合計6回はタイムキープする機会があるばずです。
そして発案者やファシリテーターが時間について言及しなかったときに
「この発表は何分ですか？」「質疑応答は何時までにしますか？」と
時間に関することはタイムキーパーがコントロールするという意識もいります。
意外と憎まれ役になることもあるので、4人チームのなかでカンタンそうだと思って
安易にタイムキーパーに逃げるような人を出さないためにも、
責任を持たせることは必要です。
ちょっとした小技で、話が長い人がいたら、
キッチンタイマーをジワジワとその人に近づけていくというやり方があります。
タイムキーパーが起点となり隣の出席者に順々に回すので、
タイムキーパーだけでなく、参加者全員が長いと感じていることを
演説者にジワることができます。
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働き方改革の会議運営ではノートテイカーは同時進行で書いて、最後にまとめる
会議の議事録係は、みんなのあずかり知らぬところで
コソコソ書いていた議事録があるなんていうやりかたではなく、
ポイントポイントでレビューしながら裏回しもやります。
アクションがまとまったような、まとまらなかったような感じになったときは
ファシリテーターだけの責任ではなく、ノートテイカーの責任でもあります。
ですからあらかじめテンプレートに従って、
大枠の議事録を作ってしまっておくのもひとつの方法です。
「このアクションは誰がやりますか？」「いつまでにやりますか？」といった
必ず書き残しておくべきことは議事録係が責任をもって
全員に問いかけるという役割分担をしましょう。
各議題の合間に議事録レビュー出来るといいですが、時間やリズムで難しい場合は
最後には必ず参加者全員で振り返り出来るように
タイムキーパーとも認識を合わせましょう。
チームで声を掛け合いながら会議の質を高めていくのです。
まとめ
会議の運営について少しイメージを広げて頂けたでしょうか。
ひとりでこなすのではなく、チームで分担するというのは
ハードルが下がってやりやすいですし、それぞれがお互いをチェックし合うので、
プロとして良い緊張感を持って仕事が出来ます。
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