働き方改革で会議を変えるファシリテーションスキル
働き方改革で会議を変えるファシリテーションスキル
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ファシリテーションの教科書: 組織を活性化させるコミュニケーションとリーダーシップ
働き方改革のアイディア事例について書いています。
今日は「ファシリテーション」について書いていきます。
ファシリテーションというと耳慣れない方もいるかもしれません。
聞いたことがあるけど、どういう役割かはうまく説明できない
という人が多いようです。
完璧に分かっていますよという人の方が理解が危ういこともあります。
お伝えしたいことは単なる進行役とか司会者ではなく、
それにとどまらないからこそわざわざファシリテーター
という呼び方をしているということです。
働き方改革になぜファシリテーションが効くのか？
ワークライフバランス社の小室淑恵さんが「カエル会議」
というのを提唱されています。
これは変革の変えると帰宅の帰るをかけているのですが、
多くの組織で会議になんらかの課題を感じています。
そして会議が変わると会社が変わるということも言われています。
会議運営については以前書いたとおりです。
その絵に描いたような理想の会議を実現するために
必要なのがファシリテーターなのです。
とてもスキルが高くなかなか専門的な教育も受けていない日本人には
難しいとされていますが、そうでもないということを知っていただきたいです。
ファシリテーションの良し悪しで、意思決定のスピードも精度も変わるし、
会議にかかる時間も変わってきます。
ですからファシリテーションは大いに働き方改革に効くスキルです。
プレゼンと合わせて高めておきたいAIに変わられにくい得意技にできるでしょう。
ファシリテーションは本当に難しいことなのか？
ファシリテーションをするときに、
何からやっていいかわからないという人も多いようです。
前回の会議運営で書いたとおり、議案の発案者はプレゼンをします。
ノートテイカーは議事録を書きます。タイムキーパーは時間管理をします。
さてファシリテーターは何をするのでしようか？
まずはアジェンダを読み上げます。
発案者にプレゼンを促します。
質問を受け付けます。
質問がなければ何人か指名します。
最後にまとめを一言言って終わり。
そんな感じのイメージでしょうか？
特に難しいポイントとすれば質問する人を
どうやって判断すればいいかくらいの感じですね。
もう少しレベルの高いファシリテーターをイメージされていた方は
議論を活性化されるための効果的な質問を自ら投入することや、
脱線した話題を軌道修正させること、
最後まで決まらない話し合いをキレイに整理してバシッと決める
ようなことを考えられていたかもしれません。
これらはすべて正解でファシリテーターに求められる重要スキルで
「さばく」という言い方をされます。
この点をフォーカスすると、空気を読む力、ここぞというところでの話のカットイン、
聞くところは聞くという余裕、一人で複数人分もの役割をこなせる万能感、
芸人さんのようなアドリブ力など多彩な能力の持ち主にしか
務まらなさそうな役割です。
実はこれは半分はそのとおりですが、半分はそうでもないのです。
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ファシリテーションの本質はアドリブ力ではなく、準備力
ファシリテーションを行う上で、
上述のような天才型がやるイメージを持っている人は、
上手なファシリテーターがその人の持つ本番のさばく力のみで
やりきっているように見えているのかもしれません。
しかしながらテレビ番組でも実は細かな台本があるように、
上手なファシリテーターは事前にしっかりと準備をしているので、
そつなく華麗にその場を回すことが出来ているのです。
準備7割、現場さばき3割くらいで考えておいていただいてよいと思います。
どれくらい準備したかという点が現場さばきを決めるといって良いでしょう。
では準備はというと、まずは発案者（プレゼンター）に
議題と目的をヒアリングします。
その上で目的が達成しやすいようにプレゼン資料を一緒にチェックします。
要すれば修正もします。
そしてこの議題で聴講者から突っ込まれそうなポイントを想定質問として
事前に発案者と見つけておきます。
こういう質問が来たらこうこたえる、この場合はこうするといった
リハーサルをするのです。
想定の範囲内の質問であれば当日聞かれたところでなんら慌てることはありません。
また想定外の質問であっても、事前にあらゆるシュミレーションをしておけば、
根本的に提案をひっくり返すほどの核心をつく指摘はそうそう出てきません。
万一緊張であたふたしてしまっても大丈夫です。
そんな時のためにノートテイカーとタイムキーパーがチームとしているのです。
もしも想定外の質問がきて、発案者とファシリテーターどちらもが
対応できていない雰囲気になったときは
タイムキーパーが残り時間を考えて「3分休憩しましょう」とか
ノートテイカーが「一旦ここまでの話を整理しましょう」と言って
議論の振り返りをいれるなどのオプションを持っておくのです。
まとめ
ファシリテーターは本番のアドリブの天才ではなく、
チームで準備をしっかりする人ということをお分かりいただけたと思います。
またチームで会議運営をするということは、
タイムキーパーもノートテイカーも実は第2第3のファシリテーターであって、
裏回しを行う役割を持っているのです。
毎回役割を入れ替えることで全員のスキルがあがります。
人材育成にもなるのが会議革命なんですね。
ぜひご家庭でも家族会議の前に事前の打ち合わせをされると良いと思います。
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