仕事のペース配分 頑張りすぎてしまうあなたへ

仕事のペース配分 頑張りすぎてしまうあなたへ

この記事を読んでいただいているような方は毎日本当に真面目にお仕事をされている方が多いのではないかと思います。

お仕事でなくても日々の生活でとっても頑張り屋さんの方からの反響が多いと感じております。

若い人たちと一緒に仕事をする機会が多いのですが、彼らのような夢と希望に満ち溢れた元気な人たちは素晴らしく勢いがあります。

今はそれでフルパワーでやってもらいたいのですが、心も体も大事なのでもう少ししたら、いい感じのペース配分のコツも身につけてほしいと考えています。

仕事を効率良くやるのとサボるのは違う

残業禁止とか言うと仕事するなってことですかってなるのですが、そうではありません。

同じ量の仕事を短い時間でやるということなので、むしろ頭を使わなければなりません。

無理しないでとか焦らないでといいながら、早く帰ってとかいうから若い人は混乱してしまいます。

同じやり方で短時間で終わらせるには、やり方そのままに気合いで集中力二倍投下とかでやろうとします。

それはいいことですし、必要なのですが、なかなか早い段階で息切れしてるのがパターンです。

息切れするだけではなく、そのまま疲れ切ってしまって圧倒的にサボり始めるという悲劇も起きることがよくあります。

こうなるとそもそも効率よく仕事することは、サボることではないと分かっていた人までサボりだす始末です。

こんなことにならないように何が効率化で何がサボりなのかははっきり違いを知っておいた方が良さそうです。

仕事のペース配分はマラソンのペース配分と同じ

もしあなたがマラソンを走るとしたら、いきなりダッシュしませんよね？

出来るだけゆっくりスタートするでしょうし、必要なタイミングで給水をして、ときには立ち止まってストレッチするかもしれません。

それはなぜでしょうか？

ゴールするため、完走するため、自己ベストを出すためという明確なゴールがあるからですよね。

それも42.195キロという明確な距離目標と、制限時間なり過去の自分のベストタイムなり、時間目標も確かにあります。

こうなるとその途中経過は早くても遅くてもあまり意味はなくて、結果としてどんな風にゴールするかがポイントになる訳です。

仕事になるともう少し複雑なので、山登りでも例えて見ましょう。

登り切る頂上は決まっています。

何時までに登り切るかも目標を立てました。

あとはどういうルートでいくか、途中の天候リスクや体調不良リスクにはどんな備えがあるか、無事に下山できるかなどの複数の抑えるべき要素があります。

何も考えずにとりあえずやってみるというのは、マラソンも登山も仕事も大失敗する確率をあげることなのです。

仕事のペース配分にはゴールと、それまでに許された時間を知ること

マラソンはみんなにとって42.195キロですし、富士山はみんなにとって3776メートルです。

ですが例えば新商品の企画とか、販売戦略をつくるとかになると、とたんに何がゴールが見えなくなります。

まずはたたき台として自分のゴールイメージとそれにかかる時間の見積もりをやってみましょう。

それを関係するみなさんとシェアして進めていくのが最適なペース配分を行う第一歩です。

プロジェクトマネジメントの考え方にWBS(ワークブレイクダウンストラクチャー）というのがあって、なにかを達成するために必要なワークを細かく分けて構成していくものです。

先行タスクというのがあり、何かを先にやらないと次に行けないというようなプログラミング的な考え方です。

こういう仕事の設計図があると、何に向かっていて、今どこにいるのかが自分でもよく分かります。

そういうわけでこの設計図のデザインのやり方と各WBSにかかる時間の見積もりが勝負を分けるということです。

そもそも仕事のゴール設定が間違っているケースがある

仕事のペース配分以前の問題として、ゴール設定を間違えてはいけないというのがあります。

お客さんや上司がどのレベルの仕事をいつまでに求めているのかを正確に理解していないと、間違ったゴールに向かいます。

どれだけ上手くペース配分しても、そもそも違うゴールに向かっていたらすべてが無駄になります。

富士山のてっぺんに行くのがゴールなのに、箱根山を登ってはいけないのです。

ゴールとかアウトプットとかイメージとかいうから何か分からなくなる人もいますので、数字でいうとどうかが一番良いです。

基本的な考え方として数値化できないものなどないと自分と約束しておくのが良いです。そうしないとなんでもかんでもすぐに「数値化しにくい」という逃げ道に走るのが人間です。

どうしても数値化しにくいものは〇〇な状態という〇〇を出来るだけ詳しくしてください。

そして数値や〇〇をお客さんや上司と正確に合意して、それからWBSをつくり必要な時間を見積もります。

仕事なのでかならず期限がありますから、お客さんや上司にこの期限までにこの仕事をする場合は、このクオリティのものがいつ頃に仕上がります、途中経過としてはこのころにこれが、このときにはこれが出来上がっていくスケジュール感になりますと説明します。

ものつくりのプロセスと基本的に同じです。

仕事のペース配分にはリスクを加味すること

WBSで大事なのがリスク対応バッファです。

フルパワーでやり切れたとしてこうなりますというスケジュールは無理することを想定しているので、質が下がるリスクがあります。

ゆるゆるのスケジュールはみればわかるのでダメですが、調整の余白は依頼者のためでもあるので、ここをサボっていると思われないくらいの微妙なラインでセットするのが最も重要なペース配分の肝です。

まとめ

真面目なみなさんはお仕事を頑張っていることは間違いありません。

そして更に頑張りすぎてしまうこともあります。

たまには休んでとか、ほどほどにとか言われると逆に「じゃあ何とかしてくれー」って言いたくなるはずです。

そんなときに適切なペース配分を意識していただけたらと思って書きました。

心身健康で楽しいお仕事を！